Інвойс – це рахунок, який ФОП виставляє іноземному замовнику за товари чи послуги. Для експорту послуг він часто замінює повноцінний контракт і є підставою для банку зарахувати валюту. Правильно оформлений двомовний інвойс допомагає без проблем пройти валютний контроль. Розповідаємо, які реквізити обовʼязкові та як усе зробити у 2026 році.
Навіщо ФОП потрібен інвойс
При роботі з клієнтами за кордоном інвойс виконує одразу кілька функцій:
- Фіксує домовленість про суму, валюту та зміст послуги без окремого договору.
- Служить підставою для банку зарахувати кошти на валютний рахунок ФОП.
- Підтверджує дохід для податкової та проходження валютного нагляду.
- Захищає вас під час можливих перевірок разом зі SWIFT-копіями та виписками.
Згідно з чинним законодавством, зовнішньоекономічний договір про надання послуг може укладатися шляхом виставлення інвойсу, зокрема в електронному вигляді.
Обовʼязкові реквізити інвойсу
Щоб банк без питань зарахував платіж, інвойс має містити повний набір даних. Ось що вказують обовʼязково:
- Слово Invoice, номер документа та дату виставлення.
- Дані виконавця: ПІБ ФОП, адреса, статус private entrepreneur, податковий номер.
- Дані замовника: назва компанії або ПІБ, країна, адреса.
- Опис послуги чи товару, кількість, ціна за одиницю та загальна сума.
- Валюта платежу (USD, EUR тощо).
- Банківські реквізити: назва банку, IBAN, SWIFT/BIC, за потреби – банк-кореспондент.
- Умови та строк оплати.
Якою мовою складати інвойс
Оскільки документ призначений для іноземного контрагента та валютного контролю, його роблять англійською або двомовним (українською та англійською). Якщо інвойс лише англійською, банк під час перевірки може попросити переклад. Двомовний варіант знімає це питання наперед.
Крок за кроком: від рахунка до зарахування коштів
- Відкрийте валютний рахунок ФОП у банку – без нього отримати кошти з-за кордону неможливо.
- Погодьте із замовником суму, валюту та строк оплати.
- Складіть інвойс із усіма обовʼязковими реквізитами і надішліть його клієнту, зазвичай у PDF.
- Замовник здійснює переказ за вказаними реквізитами.
- Банк зараховує валюту та може запросити інвойс і пояснення для валютного нагляду.
- Ви обмінюєте валюту на гривню за потреби та сплачуєте податки з доходу.
Як інвойс впливає на податки ФОП
Для ФОП 3 групи, який найчастіше працює з експортом послуг, дохід визнається за датою надходження коштів на рахунок. Сума в іноземній валюті перераховується у гривні за курсом Нацбанку на дату зарахування. Саме з цієї гривневої суми рахують єдиний податок 5% і військовий збір 1%.
| Етап | Що відбувається |
|---|---|
| Виставлення інвойсу | дохід ще не визнається, це лише рахунок |
| Зарахування валюти | дохід визнається за курсом НБУ на цю дату |
| Розрахунок податку | 5% ЄП і 1% військового збору з гривневого еквівалента |
Типові помилки при роботі з інвойсами
- Неповні банківські реквізити – платіж «зависає» або повертається.
- Розбіжність між сумою в інвойсі та фактичним переказом без пояснення.
- Відсутність опису послуги – банк не розуміє призначення платежу.
- Зберігання документів «на потім» замість архівування одразу.
Як відкрити валютний рахунок для ФОП
Без валютного рахунка отримати оплату з-за кордону неможливо, тож відкрийте його заздалегідь. Порядок дій простий:
- Оберіть банк, який працює з валютними надходженнями ФОП і має зрозумілі тарифи на конвертацію.
- Подайте заявку – у більшості банків це робиться онлайн у застосунку чи інтернет-банкінгу.
- Надайте дані про діяльність і, за потреби, зразок інвойсу чи договору.
- Отримайте реквізити: IBAN у потрібній валюті, SWIFT-код банку, назву та адресу банку.
Ці реквізити ви й вказуєте в інвойсі, щоб замовник міг здійснити переказ.
Скільки часу є на розрахунки за експорт послуг
Валютне законодавство встановлює граничні строки розрахунків за зовнішньоекономічними операціями. Для експорту послуг банк відстежує, щоб оплата надійшла у встановлений період після виставлення інвойсу чи надання послуги. Якщо кошти затримуються, банк може запросити пояснення, а за суттєвого прострочення можлива пеня. Тому в інвойсі варто прописувати реалістичний строк оплати й контролювати надходження разом із замовником.
Приклад: як рахується дохід із валютного інвойсу
Припустімо, ви виставили інвойс на 1 000 доларів і замовник оплатив його. У день зарахування курс НБУ становив, наприклад, 41 грн за долар. Тоді ваш дохід – 41 000 грн. Саме з цієї суми ФОП 3 групи сплатить:
- Єдиний податок 5%: 2 050 грн.
- Військовий збір 1%: 410 грн.
Курс на день виставлення інвойсу чи на день, коли ви обміняли валюту на гривню, для розрахунку податку значення не має – береться саме курс на дату зарахування коштів.
Чи обовʼязково продавати отриману валюту
Наразі обовʼязкового продажу валюти для ФОП немає – ви можете тримати кошти на валютному рахунку й конвертувати їх у гривню тоді, коли це вигідно. Проте памʼятайте: податок рахується за курсом на дату зарахування, а не на дату продажу. Тож навіть якщо валюта лежить на рахунку, зобовʼязання зі сплати єдиного податку й військового збору вже виникло.
Документи, які варто зберігати
Щоб спокійно проходити валютний нагляд і податкові перевірки, тримайте повний комплект документів за кожним замовленням:
- Виставлений інвойс у PDF.
- SWIFT-копію або підтвердження переказу від банку.
- Банківську виписку із зарахуванням валюти.
- Договір або листування, що підтверджує домовленості, якщо він є.
- Акт наданих послуг, якщо його підписували з клієнтом.
Зберігайте ці файли одразу після кожної операції, а не збирайте пізніше – так ви не втратите жоден документ.
Часті запитання
Чи обовʼязково мати контракт, якщо є інвойс?
Ні. Для експорту послуг інвойс може виступати самостійною підставою для розрахунків. Проте для великих або тривалих проєктів окремий договір додає захисту обом сторонам і спрощує розвʼязання спорів.
Чи можна виставляти інвойс у гривні іноземцю?
Технічно можна, але для транскордонного платежу валюту зазвичай указують у доларах або євро – так замовнику простіше переказати кошти, а банку – провести валютну операцію.
Скільки часу зберігати інвойси?
Зберігайте інвойси, SWIFT-копії, банківські виписки та акти щонайменше стільки, скільки податкова має право перевіряти документи. Надійніше тримати повний архів за всі роки роботи з іноземними клієнтами.
Чи можна працювати з іноземцями без ФОП
Отримувати оплату від іноземних замовників як звичайна фізична особа теж можна, але тоді дохід оподатковується за загальними правилами для фізосіб, а ставка виходить вищою, ніж 5% на 3 групі. Саме тому фрилансери та ІТ-спеціалісти зазвичай реєструють ФОП: це знижує податкове навантаження й спрощує валютний контроль, адже банк розуміє призначення платежів і має інвойс як підставу для зарахування коштів.
Висновок
Виставити інвойс іноземному замовнику нескладно, якщо памʼятати про повний набір реквізитів, двомовність і валютний рахунок. Для ФОП 3 групи дохід визнається у момент зарахування валюти за курсом НБУ, і саме з нього рахують податки. Зберігайте всі документи в архіві – це ваша страховка на випадок валютного нагляду чи податкової перевірки.