Коротко: ФОП має право наймати працівників, крім першої групи спрощенців. Мінімальний алгоритм: заява працівника, письмовий трудовий договір, наказ про прийняття, повідомлення до ДПС до першого робочого дня. Штраф за неоформленого працівника рахується кратно мінімальній зарплаті й легко переходить за 100 тисяч гривень. Нижче – покроково і без юридичної води.
Хто з ФОПів взагалі може наймати
Правила прості:
- перша група єдиного податку: наймати працівників заборонено взагалі, працюєте тільки самі;
- друга група: до 10 найманих працівників одночасно;
- третя група: без обмежень за кількістю;
- загальна система: без обмежень.
Якщо ви на другій групі й вам потрібен одинадцятий працівник, доведеться переходити на третю. Порушення ліміту означає втрату спрощеної системи з наступного кварталу і перерахунок податків за загальними правилами.
Крок 1. Вирішіть: працівник чи ФОП-підрядник
Багато підприємців намагаються оформити виконавця як ФОПа на договорі підряду, щоб не платити ЄСВ і ПДФО. Це працює лише тоді, коли співпраця справді схожа на підряд: людина має інших клієнтів, сама визначає графік, працює на своєму обладнанні, отримує оплату за результат, а не за години.
Якщо ж людина сидить у вашому офісі з 9 до 18, підпорядковується вам, користується вашим ноутбуком і отримує однакову суму кожні два тижні, це трудові відносини, хоч би як називався папір. Держпраці й податкова перекваліфіковують такі відносини, донараховують податки та штрафують. Не грайте в це з людьми, які фактично є вашими співробітниками.
Крок 2. Зберіть документи від працівника
Мінімальний пакет:
- заява про прийняття на роботу;
- паспорт або ID-картка;
- РНОКПП (ідентифікаційний код);
- документ про освіту чи кваліфікацію, якщо посада цього вимагає;
- військово-обліковий документ для військовозобов’язаних, це критично під час воєнного стану;
- медична книжка, якщо це харчова сфера, торгівля продуктами чи робота з дітьми.
Паперову трудову книжку заводити не треба: діє електронна трудова книжка, записи формуються автоматично на підставі даних, поданих до ПФУ й ДПС.
Крок 3. Укладіть письмовий трудовий договір
Під час воєнного стану сторони можуть визначити форму договору за домовленістю, тобто формально можливий і усний. Але це пастка: без письмового договору ви не доведете інспектору, що працівник оформлений законно, а після скасування воєнного стану письмові договори доведеться укласти з усіма.
У договорі обов’язково мають бути:
- посада і трудові обов’язки;
- дата початку роботи;
- режим роботи, тривалість робочого тижня, вихідні;
- розмір зарплати, не нижчий за мінімальну за повну ставку, і дати виплат;
- строк договору: безстроковий або строковий;
- тривалість щорічної відпустки, не менше 24 календарних днів;
- умови випробувального строку, якщо він є: до 3 місяців, для робітничих професій до 1 місяця.
Договір складають у двох примірниках: один вам, один працівнику.
Крок 4. Видайте наказ про прийняття на роботу
Наказ – це внутрішній документ ФОПа-роботодавця. У ньому вказують ПІБ, посаду, дату початку роботи, розмір окладу та умови випробування. Працівник ознайомлюється з наказом під підпис.
Заведіть окрему папку кадрових документів: заяви, накази, договори, табелі обліку робочого часу, графік відпусток. Під час перевірки Держпраці інспектор попросить саме їх, і відповідь «у нас усе в чаті» тут не працює.
Крок 5. Повідомте ДПС ДО першого робочого дня
Це найкритичніший пункт усього процесу. Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до податкової до того, як людина фактично почала працювати. Не в той самий день до обіду, не наступного ранку, а до початку роботи.
Подають його в електронному вигляді через Електронний кабінет платника з КЕП або через бухгалтера. Форма затверджена постановою уряду, у ній вказують дані ФОПа, дані працівника, дату наказу і дату початку роботи.
Якщо повідомлення не подане, працівник вважається неоформленим з усіма наслідками, навіть якщо договір і наказ у вас лежать у папці.
Крок 6. Порахуйте, скільки це коштує щомісяця
З кожної зарплати ФОП-роботодавець утримує і сплачує:
- ПДФО 18%: утримується із зарплати працівника;
- військовий збір: утримується із зарплати працівника за чинною ставкою;
- ЄСВ 22%: сплачує роботодавець понад зарплату, зі своєї кишені.
Тобто якщо ви домовились про суму «на руки», реальна вартість працівника для вас приблизно на 45-50% більша. Плануйте фонд оплати праці одразу з цією поправкою, інакше в перший же місяць отримаєте неприємний сюрприз.
Податки сплачують у день виплати зарплати, а саму зарплату треба платити двічі на місяць з інтервалом не більше 16 календарних днів. Раз на місяць це вже порушення, за яке штрафують.
Крок 7. Не забувайте про звітність і охорону праці
Далі життя роботодавця стає ритмічним:
- щоквартальний Податковий розрахунок: об’єднана звітність з ЄСВ, ПДФО та військовим збором;
- табель обліку робочого часу щомісяця;
- графік відпусток на рік;
- вступний інструктаж з охорони праці та журнал інструктажів;
- ведення військового обліку працівників.
Перший найм – хороший момент, щоб узяти бухгалтера на аутсорсі. Кілька тисяч гривень на місяць проти штрафів у десятки тисяч: арифметика очевидна.
І ще одна річ, про яку забувають майже всі. Найм – це не лише податки й папери, а й управління. Пропишіть людині зрозумілі обов’язки, критерії результату і того, кому вона підпорядковується, навіть якщо в компанії лише ви двоє. Проведіть нормальний перший тиждень: покажіть процеси, дайте доступи, поясніть, як ви приймаєте роботу. Половина невдалих наймів у малому бізнесі закінчується не через погану людину, а через те, що власник сам не сформулював, чого хоче, і чекав, що новачок здогадається.
Часті питання
Який штраф за неоформленого працівника?
Штрафи рахуються кратно мінімальній зарплаті й залежать від порушення: за фактичний допуск до роботи без оформлення – десятикратний розмір мінімалки за кожного працівника, за неподання повідомлення до ДПС – окремий штраф, за виплату зарплати «в конверті» – ще один. Разом за одного працівника легко набігає понад 100 тисяч гривень, плюс адміністративна відповідальність самого ФОПа.
Чи можна найняти працівника на пів ставки?
Так, неповний робочий час законний. Але зарплата за повну ставку не може бути нижчою за мінімальну, а за пів ставки відповідно не нижчою за половину мінімалки. Це популярна схема економії, і саме тому податкова уважно дивиться на «пів ставки» у людей, які фактично працюють повний день.
Чи треба платити ЄСВ, якщо працівник у відпустці без збереження зарплати?
Якщо зарплата не нараховувалась узагалі, ЄСВ з нуля не сплачується. Але за працівника, який відпрацював хоча б частину місяця, ЄСВ рахують не менше ніж з мінімальної зарплати, навіть якщо фактично нараховано менше. Це часта помилка перших місяців.
Висновок
Найняти першого працівника технічно нескладно: заява, договір, наказ, повідомлення до ДПС, і людина працює легально. Складне починається далі: своєчасні виплати двічі на місяць, ЄСВ понад зарплату, квартальна звітність, кадрові папери. Закладіть у бюджет не лише зарплату, а й 22% ЄСВ та бухгалтера, подайте повідомлення до першого робочого дня і тримайте кадрові документи в порядку. Тоді перевірка Держпраці буде просто нудним днем, а не фінансовою катастрофою.