Коротко: перевірка контрагента перед підписанням договору займає 20-40 хвилин і рятує від втрати передоплати, зірваних поставок і знятого податкового кредиту. Мінімальний набір: ЄДР, реєстр судових рішень, виконавчі провадження, податковий борг і ПДВ-статус, санкційні списки та повноваження того, хто підписує. Нижче – робочий алгоритм і безкоштовні джерела.
Навіщо взагалі перевіряти партнера
Найдорожчі помилки бізнесу починаються з фрази «та ми ж давно спілкуємось у телеграмі». Компанія-одноденка бере передоплату і зникає. Постачальник виявляється в процедурі банкрутства, і ваш товар просто не приїде. Або податкова знімає вам податковий кредит, бо контрагент має ознаки ризикового платника, а ви не довели, що діяли з належною обачністю.
Українські суди прямо вимагають цієї обачності: бізнес будь-якого розміру має перевіряти партнера до угоди, і саме він доводитиме, що перевірка була. Тому витяги й скріншоти, які ви збережете сьогодні, завтра стануть вашим доказом.
Крок 1. Основа: витяг з ЄДР
Починайте з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та ФОП. Безкоштовний пошук за назвою або кодом ЄДРПОУ дає найважливіше:
- стан: «зареєстровано», «в стані припинення», «припинено». Слово «припинення» означає стоп, договір з такою компанією не підписують;
- дата реєстрації: компанія, створена три тижні тому і вже готова взяти 100% передоплати, це червоний прапорець;
- керівник: саме його прізвище має стояти в договорі;
- види діяльності: якщо фірма торгує зерном, а вам продає ІТ-послуги, у податкової будуть питання;
- адреса: «масові» адреси, де прописані сотні компаній, добре видно в комерційних сервісах.
Крок 2. Судові справи і виконавчі провадження
Далі йдіть у Єдиний державний реєстр судових рішень і шукайте за кодом ЄДРПОУ. Вас цікавить не сам факт судів (у активної компанії вони бувають), а патерн. Якщо фірма постійно відповідач у справах про стягнення заборгованості, вона просто не платить постачальникам. Це буде і ваша історія.
Окремо перевірте реєстр боржників та відкриті виконавчі провадження. Компанія з десятком проваджень фактично неплатоспроможна: навіть якщо суд присудить вам гроші, ви станете в чергу за іншими стягувачами.
Ще один тривожний маркер – справи про банкрутство. Після відкриття провадження про банкрутство всі платежі йдуть за спеціальною процедурою, і про «просто повернути аванс» можна забути.
Крок 3. Податковий статус і ПДВ
Якщо ви платник ПДВ і плануєте формувати податковий кредит, обов’язково перевірте:
- чи є контрагент платником ПДВ і чи не анульовано його реєстрацію;
- чи не внесений він до переліку ризикових платників (тоді його податкові накладні блокуватимуться, а ваш кредит зависне);
- чи немає в нього податкового боргу.
Реєстр платників ПДВ і дані про податковий борг відкриті на сайті ДПС. П’ять хвилин роботи можуть врятувати десятки тисяч гривень податкового кредиту, який вам просто не визнають.
Крок 4. Санкції та кінцевий бенефіціар
Це критично з 2022 року. Перевіряйте компанію, її засновників і кінцевого бенефіціарного власника за санкційними списками: РНБО, США (OFAC), ЄС, Великої Британії. Робота із санкційною особою – це не лише репутаційна проблема, а й заблокований платіж, розірваний контракт з європейським клієнтом і кримінальні ризики.
Заодно подивіться структуру власності. Якщо кінцевий бенефіціар «не встановлений» або ланцюжок веде до непрозорого офшору, це не автоматична заборона, але привід ставити більше запитань і точно не давати передоплату.
Крок 5. Повноваження того, хто підписує
Найпоширеніша юридична діра: договір підписує «комерційний директор» або «менеджер», який узагалі не мав права це робити. Потім компанія каже, що угоди не було.
Правило просте:
- директор підписує на підставі статуту, але перевірте, чи не потрібна для такої суми згода загальних зборів (у статуті бувають ліміти на розмір правочину);
- будь-хто інший підписує лише за довіреністю. Просіть копію, звіряйте дату, строк і перелік повноважень;
- звіряйте прізвище підписанта з даними керівника в ЄДР.
Якщо контрагент нервує від прохання показати довіреність, це вже відповідь.
Крок 6. Реальність бізнесу і фінансова спроможність
Реєстри показують форму, а вам потрібна суть. Швидкі перевірки «на живе»:
- сайт і соцмережі: чи оновлюються, чи є реальні фото складу, виробництва, команди;
- телефон і адреса: подзвоніть на загальний номер, спробуйте знайти офіс на картах;
- відгуки і згадки в мережі: судові справи ви вже бачили, тепер подивіться, що пишуть клієнти;
- кількість працівників і фінзвітність: для великих контрактів попросіть баланс і звіт про фінансові результати за останній рік.
Для угоди на кілька мільйонів цілком нормально попросити довідку з банку про обороти. Серйозна компанія дасть, «пустушка» знайде тисячу відмовок.
Окремо зверніть увагу на поведінкові сигнали, які не видно в жодному реєстрі. Партнер тисне на терміновість («треба підписати сьогодні, завтра ціна інша»), відмовляється від будь-яких правок у своєму шаблоні договору, просить перерахувати гроші на рахунок іншої юрособи чи на картку фізособи, спілкується лише через месенджер і уникає офіційної пошти. Кожен із цих пунктів окремо ще нічого не означає, але три разом – це майже завжди проблема.
Крок 7. Зафіксуйте перевірку і захистіть себе в договорі
Складіть коротке досьє: витяги, скріншоти з датою, копію довіреності. Зберігайте його разом із договором мінімум три роки. Це і є та сама належна обачність.
Далі перенесіть ризики в текст договору:
- розбийте оплату на транші, уникайте 100% передоплати незнайомцю;
- пропишіть пеню і штраф за прострочення;
- додайте гарантії контрагента, що він не в банкрутстві, не під санкціями і не є ризиковим платником;
- вкажіть договірну підсудність і порядок обміну документами (електронна пошта з КЕП замість «Нової пошти»).
Часті питання
Чи можна перевірити контрагента безкоштовно?
Так. ЄДР, реєстр судових рішень, реєстр боржників, дані ДПС про ПДВ і податковий борг, санкційні списки – усе доступне безкоштовно. Платні сервіси на кшталт YouControl чи Opendatabot просто збирають це в один звіт і додають скоринг, економлячи вам час.
Як часто треба перевіряти постійного партнера?
Раз на пів року для регулярних контрагентів і обов’язково перед кожною великою угодою. Компанія, яка була бездоганною торік, за пів року може отримати десяток судових позовів. Багато сервісів дають безкоштовний моніторинг зі сповіщеннями про зміни в реєстрах.
Що робити, якщо перевірка виявила проблеми?
Не обов’язково відмовлятись. Змініть умови: тільки післяоплата, забезпечення у вигляді поруки чи застави, менші партії, коротший строк. Якщо проблема серйозна (банкрутство, санкції, стан припинення), не підписуйте взагалі, жодна маржа цього не варта.
Висновок
Перевірка контрагента – це не бюрократія, а найдешевша страховка в бізнесі. Пів години в реєстрах коштують нуль гривень, а один невдалий партнер може забрати місячний прибуток. Зробіть собі чек-лист із семи кроків вище, прикріпіть його до шаблону договору і привчіть менеджерів не підписувати нічого, поки в папці немає витягу з ЄДР і копії довіреності. Це та звичка, яку помічаєш лише тоді, коли вона рятує.